1. Verwerkingsverantwoordelijke
In deze privacyverklaring voor de AI-chatbot leggen wij uit hoe wij uw persoonsgegevens verwerken wanneer u gebruikmaakt van onze chatbot- en webchatdiensten.
De verwerkingsverantwoordelijke is:
Turistik Hava Taşımacılık A.Ş.
Güzeloluk Mah. 1879. Sok. No: 148, Muratpaşa / Antalya / Türkiye
2. Reikwijdte van deze verklaring
Deze verklaring is van toepassing op persoonsgegevens die worden verwerkt wanneer u onze chatbot of webchat gebruikt via onze website of andere digitale platforms die daarmee verband houden.
Deze verklaring heeft specifiek betrekking op de chatbotdienst en moet samen worden gelezen met onze algemene Privacyverklaring, ons Cookiebeleid en andere privacy-informatie die wij via onze website of klantenservicekanalen beschikbaar stellen.
3. Categorieën van verwerkte persoonsgegevens
Wanneer u gebruikmaakt van de chatbotdienst, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
- identificatie- en contactgegevens, zoals uw voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer
- communicatiegegevens, zoals de inhoud van uw berichten, vragen, antwoorden, bijlagen en de interactiegeschiedenis binnen de chat
- klantenservice- en dossiergegevens, zoals chattranscripten, verzoekgeschiedenis, ticketgegevens, afhandelingsnotities en andere relevante klantenserviceregistraties
- technische en gebruiksgegevens, zoals de datum en het tijdstip van de interactie, sessiegegevens, apparaat- en browserinformatie, IP-gerelateerde logs waar van toepassing en systeemgebeurtenissen
- interne gegevens, zoals klant- of contactprofielinformatie die wordt aangemaakt en bijgehouden in onze communicatiesystemen
Waar relevant kunnen sommige van de bovenstaande gegevens worden gekoppeld aan uw bestaande klantprofiel of eerdere interacties met ons.
4. Hoe de chatbotdienst werkt
Wanneer u een chat start, kunnen bepaalde persoonsgegevens, waaronder uw voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer, worden verzameld om uw contact- of klantprofiel in onze communicatie-infrastructuur aan te maken en te beheren.
De inhoud van uw chatberichten wordt verwerkt om uw vragen te beantwoorden, u te helpen met uw verzoeken, de communicatie goed te laten verlopen en, waar nodig, uw vraag door te zetten naar onze supportmedewerkers.
De chatbotdienst wordt ondersteund door externe dienstverleners. Meer in het bijzonder:
- onze aanbieder van communicatie-infrastructuur kan uw identificatie-, contact- en chatgegevens verwerken voor het functioneren van de chatdienst en het aanmaken en bijhouden van contactprofielen
- AI-ondersteunde antwoordgeneratie kan plaatsvinden met behulp van AI-technologie van derden om de inhoud van uw berichten te analyseren en antwoorden te genereren of te ondersteunen
- uw persoonsgegevens kunnen daarom zowel worden verwerkt in systemen van derden die worden gebruikt voor de werking van de chatbot als in onze eigen interne systemen en databases
5. Doeleinden van de verwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- om de chatbot- en webchatdienst aan te bieden
- om u te identificeren en uw contact- of klantprofiel aan te maken of bij te houden
- om uw verzoeken, vragen, klachten of ondersteuningsbehoeften te ontvangen, te beheren en te beantwoorden
- om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen en opvolging door onze klantenserviceteams mogelijk te maken waar nodig
- om klantcommunicatie te documenteren en serviceregistraties bij te houden
- om de kwaliteit, consistentie en efficiëntie van onze klantcommunicatieprocessen te verbeteren
- om de beveiliging, integriteit en goede werking van onze systemen te waarborgen
- om misbruik, fraude, ongeautoriseerde toegang of andere schadelijke activiteiten te detecteren
- om, waar nodig, rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen
- om te voldoen aan wettelijke en reglementaire verplichtingen
6. Rechtsgronden voor de verwerking
Afhankelijk van de context van de interactie kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden:
- wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat een overeenkomst tot stand komt
- wanneer de verwerking noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen, waaronder het beheren van klantcommunicatiekanalen, het waarborgen van de continuïteit van de dienstverlening, kwaliteitsbewaking, fraudepreventie, systeembeveiliging en de efficiënte afhandeling van klantverzoeken, mits deze belangen niet zwaarder wegen dan uw fundamentele rechten en vrijheden
- wanneer de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op ons rusten
- wanneer dit op grond van toepasselijk recht vereist is, op basis van uw uitdrukkelijke toestemming
Als voor een specifieke verwerkingsactiviteit uitdrukkelijke toestemming vereist is, wordt dit waar nodig apart aan u voorgelegd.
7. Gebruik van AI-ondersteunde technologieën
Als onderdeel van de chatbotdienst kunnen wij AI-ondersteunde tools gebruiken om chatinhoud te analyseren en antwoorden op uw verzoeken te genereren of te ondersteunen.
Deze tools worden gebruikt om de snelheid, consistentie en efficiëntie van reacties te verbeteren. De chatbot geeft echter mogelijk niet altijd volledige, correcte of passende antwoorden. Waar nodig kunnen verzoeken worden doorgestuurd naar medewerkers voor verdere beoordeling en afhandeling.
Wij raden u aan om in de chat geen onnodige gevoelige persoonsgegevens te delen, tenzij dit strikt noodzakelijk is voor uw verzoek.
Waar dit technisch en operationeel mogelijk is, proberen wij de persoonsgegevens die met AI-ondersteunde systemen worden gedeeld te beperken tot wat noodzakelijk is voor het betreffende verwerkingsdoel.
8. Ontvangers en dienstverleners
Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met of toegankelijk worden gemaakt voor:
- onze aanbieders van klantcommunicatie-infrastructuur, waaronder aanbieders die chatactiviteiten en het aanmaken van klantprofielen ondersteunen
- aanbieders van AI-technologie die het genereren van chatbotreacties of gerelateerde verwerkingsactiviteiten ondersteunen
- onze interne klantenservice-, operationele, IT-, juridische, compliance- en bevoegde managementteams, voor zover dit noodzakelijk is
- andere groepsmaatschappijen of gelieerde entiteiten, waar relevant en rechtmatig
- overheidsinstanties, toezichthouders, rechtbanken, handhavingsinstanties of andere derden, wanneer verstrekking wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen
Dergelijke toegang of gegevensdeling is steeds beperkt tot wat noodzakelijk is voor het relevante doel en is, waar vereist, gebonden aan passende contractuele, technische en organisatorische waarborgen.
9. Internationale doorgifte van gegevens
Omdat sommige van onze technologieaanbieders of hun subverwerkers internationaal actief kunnen zijn, kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan en verwerkt in landen buiten uw land van verblijf of buiten het rechtsgebied waaruit de gegevens afkomstig zijn.
Wanneer dergelijke internationale doorgiften plaatsvinden, passen wij het doorgiftemechanisme toe dat op grond van de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving vereist is, waaronder waar relevant adequaatheidsbesluiten, standaardcontractbepalingen of andere wettelijk erkende waarborgen.
U kunt contact met ons opnemen voor meer informatie over de waarborgen die, waar van toepassing, zijn getroffen voor internationale doorgiften.
10. Bewaartermijnen
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de in deze verklaring beschreven doeleinden, waaronder de afhandeling van uw verzoek, het bijhouden van serviceregistraties, het beheren van klantcommunicatie, het voldoen aan wettelijke verplichtingen, geschillenbeslechting en de bescherming van onze rechten en belangen.
Specifieke bewaartermijnen kunnen variëren afhankelijk van de aard van de interactie, de toepasselijke wettelijke verplichtingen en de operationele vereisten van de dienst.
11. Bron van persoonsgegevens
In de meeste gevallen worden persoonsgegevens die via de chatbot worden verwerkt rechtstreeks van u verzameld wanneer u uw gegevens invoert en via de chat communiceert.
Waar relevant kunnen wij deze informatie ook koppelen aan of aanvullen met gegevens die al in onze systemen aanwezig zijn in verband met uw bestaande klantrelatie, eerdere verzoeken, boekingen, transacties of supportgeschiedenis.
12. Of het verstrekken van gegevens verplicht is
Bepaalde persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn voor het functioneren van de chatdienst of voor de afhandeling van uw verzoek. Als u de vereiste informatie niet verstrekt, kunnen wij de chatsessie mogelijk niet starten of in stand houden, uw verzoek niet verifiëren of geen doeltreffende ondersteuning bieden.
13. Geautomatiseerde verwerking
De chatbot kan gebruikmaken van geautomatiseerde verwerking om uw berichten te interpreteren en antwoorden te genereren of te ondersteunen. Tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld, is de chatbot echter niet bedoeld om uitsluitend geautomatiseerde beslissingen te nemen die rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen voor u hebben.
Als uw verzoek menselijke beoordeling, tussenkomst of besluitvorming vereist, kan het dienovereenkomstig worden doorgestuurd.
14. Uw rechten
Behoudens de vereisten en beperkingen op grond van het toepasselijke recht kunt u het recht hebben om:
- inzage in uw persoonsgegevens te verzoeken
- correctie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te verzoeken
- verwijdering van uw persoonsgegevens te verzoeken
- beperking van de verwerking te verzoeken
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingsactiviteiten
- gegevensoverdraagbaarheid te verzoeken, waar van toepassing
- uw toestemming op elk moment in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden
- een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit
Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via:
15. Beveiligingsmaatregelen
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging, openbaarmaking, verlies of misbruik.
Deze maatregelen omvatten toegangscontroles, rolgebaseerde beperkingen, contractuele waarborgen met dienstverleners, logging en monitoring waar passend, en andere redelijke beveiligingsmaatregelen die in verhouding staan tot de aard van de verwerking.
16. Updates van deze verklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring voor de AI-chatbot van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in wettelijke vereisten, technische infrastructuur, dienstverleners of verwerkingspraktijken weer te geven. De bijgewerkte versie wordt beschikbaar gesteld via de relevante website of digitale interface.